Sistema de Información en la Organización: El Sistema de Información

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

MUNICIPIO ZAMORA, GUATIRE, ESTADO MIRANDA

ALDEA UNIVERSITARIA “VICENTE EMILIO SOJO”

PDF: ADMINISTRACIÓN

CATEDRA: SISTEMAS DE INFORMACIÓN

PROFESORA: PARTICIPANTES:
CARMEN CAÑIZALEZ MARÍA ALCOCER
YELITZA MENDOZA
TERESA RIVERO

INTRODUCCIÓN

El Sistema de Información es uno de los sistemas más utilizados en la actualidad, para comprender mejor su significado diremos que es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el objetivo de apoyar las actividades de una empresa o negocio específico.

El entorno en un mundo cada vez más complejo y cambiante, origina la necesidad cada vez más imperiosa de información para la toma de decisiones y para proteger a la empresa de agentes externos que puedan vulnerar su estabilidad.

LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Es el proceso de analizar y utilizar la información que se ha recabado y registrado para permitir a los administradores (de todos los niveles) tomar decisiones documentadas. La información para la gestión es la información necesaria para tomar decisiones de gestión.

La gestión de información, según Ponjuán es el proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos (económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar información dentro y para la sociedad a la que sirve. Tiene como elemento básico, la gestión del ciclo de vida de este recurso y se desarrolla en cualquier organización. En particular, también se desarrolla en unidades especializadas que manejan este recurso en forma intensiva, llamadas unidades de información

Actualmente es de suma importancia que el ejecutivo de las organizaciones conozca los principios fundamentales de la gestión de la información, pues esto le hará competitivo en su actividad diaria, no olvidemos que nos encontramos en la era de la información y el conocimiento que al igual que el desconocimiento del ingles nos convierte en analfabetos de este milenio que acabamos de empezar.

Se debe tener un especial cuidado en las tecnologías de comunicación que sirven de soporte físico a los sistemas de información, sobre todo al momento de hacer uso de los correos electrónicos corporativos así como la conexión permanente hacia el intranet y extranet, pues estos componentes de la tecnología de la información hacen vulnerables a los sistemas de información de las organizaciones pudiendo comprometer y caer en otras manos la información estratégica. Los niveles de riesgo son grandes por esto se debe prever todo tipo de exposición a los piratas de la información así como a los hackers y crackers.

LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Es una corriente modelizadora de la transformación de las organizaciones introduciendo la consideración de otro recurso más (el conocimiento), para dar respuesta a las nuevas demandas de cambio y mejora, y para lograr mantener posiciones competitivas empleando de manera intensiva las capacidades de las personas y de las tecnologías de la información.

En definitiva, gestionar el conocimiento supone varias cosas: la asunción de la importancia del capital intelectual de las empresas, la recogida y distribución de toda la información y experiencias valiosas para cada colectivo, la facilidad de extracción de conclusiones a partir de los datos archivados, la permanente actitud de aprendizaje individual y colectivo, el impulso de la imaginación y la creatividad. Sin duda, parece que vale la pena”.

La gestión del conocimiento apunta a crear valor a partir de los activos intangibles de una organización. Es el proceso de captura de la pericia colectiva de una compañía en cualquier lugar donde ésta resida, en bases de datos, papel, o la mente de las personas y su distribución hacia cualquier lugar donde ayude a producir los mejores resultados. Lo que se busca es llevar el conocimiento adecuado en la forma y el momento adecuados a la persona adecuada para que pueda comprenderlo y tomar las mejores decisiones.

PLANIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El objetivo de un plan de sistemas de información es proporcionar un marco estratégico de referencia para los sistemas de información de un determinado ámbito de la organización que integrados con la técnica de la administración de los Sistemas de Información permiten conducir y controlar milimétricamente a la organización.

El resultado del plan de sistemas debe, por tanto, orientar las actuaciones en materia de desarrollo de sistemas de información con el objetivo básico de apoyar la estrategia corporativa, elaborando una arquitectura de la información y un plan de proyectos informáticos para dar apoyo a los objetivos estratégicos de la organización.

Por esta razón es necesario un proceso como el de planificación de sistemas de información, en el que participen, por un lado los responsables de los procesos industriales con una visión estratégica y por otro, los profesionales de Sistemas de información capaces de enriquecer dicha visión con la aportación de ventajas competitivas por medio de los sistemas y tecnologías de la información y comunicación.

Como resultado de la planificación de los sistemas de información se debe obtener:

Catálogo de requerimientos de la Planificación de los Sistemas de información que surge del estudio de la situación actual en el caso de que sea significativo dicho estudio, del diagnostico que se haya llevado a cabo y de las necesidades de información de los procesos industriales y de la organización afectados por el plan estratégico.
La arquitectura de la información compuesto por:

Modelo de información
Modelo de sistemas de información
Arquitectura tecnológica
Plan de proyectos por procesos industriales
Plan de mantenimiento.

Un plan de sistemas de información proporcionará un marco de referencia en materia de sistemas de información. En ocasiones podrá servir de palanca de cambio para los procesos de la organización, pero su objetivo estará siempre diferenciado del análisis de dichos procesos.

No debemos confundir un plan de sistemas de información, con la mejora de un proceso industrial o la reingeniería de procesos, ya que los objetivos en ambos casos son los mismos.

Este nuevo enfoque de los sistemas de información coherente con la estrategia de la organización, la implicación directa de la alta dirección y la propuesta de solución presenta las siguientes ventajas comparativas:

La inmersión total de la Dirección facilita que se pueda desarrollar con los recursos necesarios y el calendario establecido.
La perspectiva horizontal de los procesos dentro de la organización facilita que se atienda a intereses globales y no de particulares de unidades organizativas que puedan desvirtuar los objetivos del plan. Para mantener la visión general que apoye los objetivos estratégicos, el enfoque de un plan de sistemas de información debe orientarse al estudio de procesos.

La prioridad del desarrollo de los sistemas de información de la organización por objetivos estratégicos.
La propuesta de arquitectura de información es más estratégica que tecnológica, los sistemas de información planificada estará basada en los sistemas de información actuales las mismas que pueden estar en un estado automático o manual.

DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El proceso de desarrollo contiene las actividades y tareas que se deben llevar a cabo, cubriendo desde el análisis de requisitos hasta la instalación del soporte lógico. Además de estas tareas, incluye dos partes en el diseño, también cubre las pruebas unitarias y de integración del sistema. El desarrollo del sistema de información debe ser estructurado y orientado a objeto, por lo que será necesario establecer actividades específicas a realizar en alguno de los procesos cuando se utiliza la tecnología orientado a objeto.

Para los casos de las pequeñas hasta medianas organizaciones industriales sugerimos que se adquiera sistemas de información ya elaboradas y probadas listo para su puesta en marcha e implantación de la misma, sin embargo para las organizaciones industriales consideradas como la gran industria en nuestro país recomendamos el desarrollo, de los sistemas de información, pues permitirá diseñar y crear parámetros e indicadores de control que se ajusten a las necesidades de la organización.

Los sistemas de información desarrollados para la organización en particular en cuanto sea implantada y puesta en funcionamiento mostrarán un rendimiento al 98%, mientras que, aquellos adquiridos mediante una compra, su rendimiento oscila en el intervalo del 60 al 70 %, ocasionando gastos de mantenimiento elevado.

Estudio de viabilidad del Sistema de Información

El propósito de este proceso es analizar un conjunto concreto de necesidades de la organización, con la idea de proponer una solución a corto plazo. Los criterios con las que se hace esta propuesta no serán estratégicos si no tácticos y relacionados con aspectos económicos, técnicos y operativos.

Los resultados del estudio de viabilidad del sistema constituirán la base para tomar la decisión de seguir adelante o abandonar. Si se decide seguir adelante puede surgir uno o varios proyectos que afecten a uno o varios sistemas de información. Dichos sistemas se desarrollarán según el resultado obtenido en el estudio de viabilidad y teniendo en cuenta la cartera de proyectos para la estrategia de implantación del sistema global.

La conveniencia de la realización del estudio de la situación actual depende del valor añadido previsto para la especificación de requisitos y para el planteamiento de las alternativas de solución. En las alternativas se considerarán soluciones óptimas basadas en la adquisición de productos software del mercado o soluciones mixtas.

Para valorar las alternativas planteadas y determinar una solución adecuada, se deberá tomar en cuenta el impacto en la organización de cada uno de ellas, la inversión y los riesgos asociados.

El resultado final de este proceso, relacionados con la solución óptima conlleva a:

Contexto del sistema de información
Impacto en la organización.
Costo/Beneficio de la solución.
Valoración de riesgos de la solución.
Enfoque del plan de trabajo de la solución.
Planificación de la solución.
Solución propuesta.

Si en la organización industrial se ha realizado con anterioridad un plan de sistemas de información que afecte el sistema objeto de este estudio, se dispondrá de un conjunto de productos que proporcionarán información en todo el proceso.

ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

El propósito de este proceso es conseguir la especificación detallada del sistema de información, a través de un catálogo de requisitos y una serie de modelos que cubran las necesidades de información de los usuarios para los que se desarrollará el sistema de información.

En este proceso es muy importante distinguir el establecimiento de las propiedades de los Sistemas de Información para su operación, funcionamiento, rendimiento y costes de operación. Por ejemplo la operación debe ser sencilla y sin complicaciones para personal de toda la organización desde los digitadores hasta los ejecutivos y clientes entre otras actividades inherentes a esta.

Para facilitar el análisis del sistema se identifican los subsistemas de análisis es decir los módulos de los procesos detallados por cada actividad en la organización, y se elaboran los modelos de casos de uso de clases, en desarrollos orientados a objetos y de datos y procesos en desarrollos estructurados. Finalizados los modelos, se realiza un análisis de consistencia, mediante una verificación y validación, lo que puede forzar la modificación de alguno de los modelos obtenidos.

DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

El proceso de esta parte de los sistemas de información es obtener la definición de la arquitectura del sistema y del entorno tecnológico que la va dar soporte, junto con la especificación detallada de los componentes del sistema de información. A partir de dicha información, se generan todas las especificaciones de construcción relativas al propio sistema, así como la especificación técnica del plan de pruebas, la definición de los requisitos de implantación y el diseño de los procedimientos de migración y carga.

CONSTRUCCIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

La construcción del sistema de información tiene como objetivo final la construcción y prueba de los distintos componentes del sistema de información, a partir del conjunto de especificaciones lógicas y físicas del mismo. Se desarrollan los procedimientos de operación y seguridad, elaborándose los manuales de usuario final y de explotación.

Como resultado de este proceso se debe tener lo siguiente:

Resultado de las pruebas unitarias.
Evaluación del resultado de las pruebas de integración.
Evaluación del resultado de las pruebas del sistema.
Producto final de soporte lógico que debe tener:

Código fuente de las componentes.
Procedimientos de operación y administración del sistema.
Procedimientos de seguridad y control de accesos.
Manuales de usuario
Especificación de la formación a usuarios finales.
Código fuente de los componentes de migración.
Procedimientos de migración y carga inicial de datos.
Evaluación del resultado de las pruebas de migración y carga inicial de datos.

IMPLANTACIÓN Y ACEPTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Este proceso tiene como objetivo, la entrega y aceptación del sistema de información en su totalidad, el mismo que puede comprender varios sistemas de información desarrollados de manera independiente, según lo establecido en el estudio de viabilidad.

Para el inicio de este proceso se toma como punto de partida los componentes del sistema probados de forma unitaria e integrada en el proceso de construcción del sistema de información, así como la documentación asociada.

En este proceso se ve también el plan de mantenimiento del sistema y que pase a producción, es decir a formar parte de la estrategia y ventaja comparativa de la empresa, como resultado de este proceso se debe tener lo siguiente:

Plan de implantación del sistema de información.
Equipo de implantación.
Plan de formación de usuarios.
Evaluación de resultados de pruebas.
Plan de mantenimiento previo al paso a producción.
Acuerdo del nivel de servicio del sistema.
Producción.

Mantenimiento de sistemas de información

Este proceso tiene por finalidad obtener nuevas versiones del sistema y su continua actualización y ajuste a los requerimientos de la organización, del mimo modo este proceso lleva a un mejoramiento continuo y la obtención de la versatilidad del sistema de información.

DESARROLLO DE UN MODELO DE INFORMACIÓN OPORTUNA

LA RESPONSABILIDAD DE LOS GERENTES DE OPERACIÓN

Uno de los aspectos principales de los gerentes de operación de las organizaciones es la identificación y manejo de la información relevante así como la dependencia de la funcionabilidad de los sistemas de información obtenidas de los procesos de donde se establecerán los principales indicadores de producción, eficiencia, calidad, gastos, consumos de energía entre otros que más adelante se utilizarán para la elaboración de los planeamientos.

El objetivo de esta actividad es analizar los antecedentes generales que puedan afectar a los procesos y a las unidades organizativas implicadas en el plan de sistemas de información, así como los resultados del mismo. Los estudios realizados con anterioridad pueden ser de especial interés, relativos a los sistemas de información de su ámbito, o bien a su entorno tecnológico, cuyas conclusiones deben ser conocidas por el personal en su conjunto involucrado a los procesos.

LOS PUNTOS VULNERABLES

Los puntos vulnerables de los sistemas de información radican en:

• Seguridad y calidad de información.

• Confiabilidad y validación.

• Disponibilidad oportuna y alcance.

• Claridad y operabilidad.

• Interactividad (amigable).

PROPUESTA DE SOLUCIÓN

Proponemos que los ejecutivos deben poseer como herramienta de decisión a los sistemas de información, para el cual deben poseer los conocimientos básicos de los Sistemas de información, debido a que estos constituyen el arma fundamental de la competitividad de las organizaciones, pues la gestión de la información y el conocimiento son ventajas poderosas de quienes lo poseen a tiempo.

Proponemos por tanto familiarizarse con los términos aquí expuestos referentes a los sistemas de información gerencial y convertir en un arma a favor del liderazgo comercial y operativo de las industrias.

En esta era de la información y de la gestión del conocimiento es muy importante que no solamente los ejecutivos manejen la información en forma eficiente, óptima y en el momento preciso sino que también todos los profesionales, técnicos entre otros administren la información desde la mas simple hasta los sistemas mas complejos, pues se sabe que el hombre por naturaleza es un procesador de la información mas antigua y su historia se remonta con la aparición de el mismo.

Para no tomar decisiones vulnerables y no adecuadas en cualquier actividad inherente al hombre se debe impulsar la gestión de la información y del conocimiento.

CONCLUSIÓN

Todo conlleva a que las organizaciones deben producir nuevos conocimientos mediante la experiencia, las aptitudes y actitudes en el desarrollo de la organización, es decir, deben crear un ambiente de conocimiento en el que converjan la calidad de los recursos humanos, la capacidad de gestionar la información y la habilidad del modelo organizativo para implementar e integrar las herramientas, técnicas y métodos adecuados.

BIBLIOGRAFIA